面对粗心业主 管账绝不简单

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上文《什么是物管职业操守 ?》提到现金交易可能引发舞弊与失信案,所以多数物管办事处都积极推动无现金运作,这确实避免了收纳员触犯失信事件,另一方面却也引发一堆会计系统的后端难题;这是因为业主不了解会计系统后端操作而衍生的问题。

如果业主透过转账缴付管理费,但:

①付款后没有告知

他们没有意识到其银行户口资料不包括在他们的单位号码,转账后没有通知管理处,由于没有参考编号,管理处就无法结账。结果交了管理费的业主,在会计系统里还是拖欠者。请切记,转账后发个电邮给管理处,同时提供转账单,方便管理处进行后续处理。

我手头上就有一栋公寓,未知收据就超过了RM56,000。所有汇入银行但无法结账的款项,在帐户中归类为「未知收据」。

②付款但提供错误资料

使用Gmail的电邮,您会发现电邮系统习惯地把同一电邮来源归类在一起,这样的设定,让不细心的业主容易把错误的资料发给管理处而导致问题衍生,甚至会出现把转账资料双重发出,这样的话就容易发生重复问题。

物管处每天收到不少电邮,粗心看漏是经常发生的,唯有定时进行银行对帐才能减低错误,即使发现可马上加以纠正。

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③过早通知

业主提前做了转账,款项还未到户就通过电邮发送转账单,如果负责处理的收纳员不够细心而直接发出正式收据,这在行政上是错误的,该收据必须取消,并等到过账日才能发收据。

④错误输入账号

如果业主汇款时输入错误账号,出纳员一时不察觉而发出收据,当要进行银行对账时就会发现错误,这样的错误会导致每月结账困难。收据已经发出,手尾很长。

⑤赶在最后一刻缴费

这样的情况经常发生,收纳员只好隔天才发收据,但第二天已算逾期,必须面对罚款。每月都有这样的业主,大闹管理处,尖叫吼道:“如果你允许网上银行转账, 就得当天结账。”

岂有此理!收纳员又不是电脑,不可能一年365天24小时待命处理收据,可能吗?敢问哪位管理机构成员(Management Corporation,简称MC)愿意让管理人员追算收据日期?凡此种种间接导致管理处每月结账面对困难,而无法准时提交账本给委员审核,再不然就是不完整的账本。

管理处在这里也要提醒业主必须准时和细心处理转账付费问题,别忘了提供准确的资料,让管理处可以轻易为帐单「认祖归宗」,省却许多冤枉工夫呀!

***作者简介***

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张惟越(Ken Teo是物业管理公司区域经理,同时也是一名房产投资达人,熟悉业内条例及投资操作,并以笔名「第三只眼睛」在网上撰稿,提供投资房产的资讯,照亮房产菜鸟的盲点!

他认为房产交易存有大量灰色区域,如果你不了解它,购房可以是噩梦的开始。张惟越在购买人生第一间物业就是因不了解而吃了不少苦头;他深信房产可以带来稳健租金收入,让投资者达到财务自由。他也希望透过分享物业管理经验,达到教育或提高公寓户的群居生活意识以及同理心。

 

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