这是很简单的问题，但是执行起来一点也不简单。物业管理其中之一的日常作业就是收取管理费，它看起来很简单：收钱、发收据、结账然后存入银行。但收银员每天面对花花绿绿的钞票，面对着比自己薪资高出数倍的现金，是何等的诱惑！

根据已经开始实施的2013年分层管理法令，管理处有权利对拖欠的管理费征收利息。法令赋予业主14天的免利息支付期，所以市场上的会计软件都是设定每月的14日为最后免利息支付日，如果业主在15日才缴付管理费，法律上已经逾期一天，必须缴付一天利息。

虽说缴付管理费是业主的责任，但一些已经缴费的业主也是「Pattern 多多」，有些业主：

1）缴费但不通知

2）缴费但经常忘记通知

3）缴费但经常迟通知

4）缴费但不提供资料

个案：缴费但不通知

这个有点好笑，我们公司管理的一项物业，就发生了此趣事。管理处习惯性的没有公布未缴费者名单，但在封锁门禁卡（Access Card）后收到了业主的投诉电话（语气十分差，超高音），投诉管理处凭什么封锁其门禁卡，害她的租户出入不便。管理处只好向她解释，该单位已经14个月没交管理费，所以管理处只好采取行动追讨管理费。

她在电话另一头破口大骂，“什么没有交管理费，每月都准时交……”，10几分钟后，她应该是骂累了要缓口气，我们才有时间向她解释，我们确实没有收到付款证明，如果她每月准时缴费，请她帮忙把转账单发给我们结账。结果她发了 15 封电邮过来，经审核后，证实她的确每月都准时缴付管理费，只不过转账时填的电邮是她自己的电邮而已。

问题来了 ：管理处该如何结算呢 ？

是根据追算的日期发收据，还是从收到通知当天结账？如果追算日期对方就不需要缴付逾期利息；若根据收到通知日结账，对方肯定会挑战要管理处豁免利息。

个案 ：缴费后经常忘记通知

这个频率非常高，每月都有 5%至8% 的业主转账后忘记通知管理处，所以为了避免业主缴付逾期利息，管理处唯有每次收到通知（转账单）后以追算日期方式发出收据。

个案：缴费但经常迟通知

这也是高频率，每月都有 10%至15%的业主转账后没有即时通知管理处，所以为了避免业主缴付利息，管理处也同样的在确认后以追算日期方式发出收据。

个案：缴付但不提供资料

这个比较好玩呢，业主准时交付管理费，但是付费的不是登记的业主，转账单上也不注明缴付单位，业主真的当管理处是神仙，公寓的管理费几乎每个单位一样，这些业主缴付的金额当然也一样，我们如何知道那笔金额是谁转过来的，那到底该如何结账呢 ？

最后我们选择守株待兔，等待业主或是缴费的住户回头交上转账单才发出追算收据。

另一个问题又来了，由于经常要追算日期，管理处就无法锁定日期来结帐，这提供了机会让前线人员动手脚。

管理处是每天结账及存入银行，以避免失信事件发生，如果前线人员把业主缴付的现金挪后几天处理，当天的结帐单就无法显示该项交易了，一旦业主没有察觉正式收据被动了手脚，该书记就成功盗取业主的管理费了。

这是很可怕的漏洞，如果书记每天运用这漏洞盗取一个单位的管理费，26天下来她将可以盗取可观的金额。

计算如下 ：

管理费  RM275

每月工作日 26日， RM275 X 26 天 = RM 7,150

这可是普通书记 2至3 个月的收入，这样的漏洞，管理处只有每月结账时才有可能察觉。如果该书记心存歹念，单单3个月内，就可以亏空 两万以上，如果她胆子比较大，一次亏空两三个单位的管理费，一个月内就可以亏空整年的薪资了。

这篇文章想带出一个讯息，当人们面对白花花的现金时，很容易经不起考验，加上会计软件提供的空间，管理处要察觉需要时间，失信事件是很容易发生的。

这也是为什么在管理物业项目，我们一直提倡无现金交易，我们不希望前线人员有机会起贪念，无现金交易，可以杜绝舞弊，不让一时的意志不坚而犯罪。

***作者简介***

张惟越（Ken Teo）是物业管理公司区域经理，同时也是一名房产投资达人，熟悉业内条例及投资操作，并以笔名「第三只眼睛」在网上撰稿，提供投资房产的资讯，照亮房产菜鸟的盲点！

他认为房产交易存有大量灰色区域，如果你不了解它，购房可以是噩梦的开始。张惟越在购买人生第一间物业就是因不了解而吃了不少苦头；他深信房产可以带来稳健租金收入，让投资者达到财务自由。他也希望透过分享物业管理经验，达到教育或提高公寓户的群居生活意识以及同理心。